Artykuły › Automatyzacja w firmie

Ile czasu firma traci na ręczne przygotowywanie ofert?

Zobacz, jak z codziennego, czasochłonnego procesu można zrobić prosty i uporządkowany system.

Historia pani Katarzyny

„Jest 10:15. Dostałam wiadomość od klienta: ‘Dzień dobry, proszę o ofertę. Zależy nam na szybkiej odpowiedzi’. Chcę odpowiedzieć od razu, ale żeby przygotować ofertę, muszę sprawdzić dane klienta w CRM, ceny w Excelu, opisy produktów w innym folderze, rabaty z ostatniego e-maila i termin realizacji z innym działem. Otwieram kilka okien, kopiuję, wklejam, sprawdzam, liczę. W międzyczasie dzwoni telefon. O 11:20 oferta jest w końcu gotowa.”

— Katarzyna, specjalistka ds. ofert

◷ Ponad 60 minut

Policz, ile to kosztuje w Twojej firmie

Liczba ofert miesięcznie

Średni czas na jedną ofertę (min)

Koszt godziny pracy (zł)

30godzin miesięcznie

1 500 złmiesięcznie

18 000 złrocznie

360godzin rocznie

A jak jest u Ciebie?

Masz powtarzalną czynność, która zabiera pracownikom dużo czasu? Opisz ją. Być może właśnie ją przeanalizujemy w kolejnym materiale MediaWizja.

Opisz swój problem

Problemem nie jest samo napisanie oferty

Problemem jest powtarzanie tych samych czynności przy każdej kolejnej ofercie. Pracownik szuka danych w kilku miejscach, kopiuje informacje, sprawdza aktualne ceny i rabaty, pyta o termin realizacji, przelicza wartości, uzupełnia dokument i dopiero wtedy przygotowuje wiadomość do klienta.

Każda z tych czynności osobno może zajmować tylko kilka minut. Gdy jednak firma przygotowuje dziesiątki ofert miesięcznie, powstają z tego godziny pracy, opóźnienia i ryzyko pomyłek. Klient natomiast widzi przede wszystkim jedno: jak długo czeka na odpowiedź.

Gdzie ucieka czas?

1. Szukanie danychCRM, e-mail, Excel, foldery.

2. SprawdzanieCeny, rabaty i dostępność.

3. PrzeliczanieIlości, wartości i warunki.

4. Składanie dokumentuWord, PDF, wcześniejsze oferty.

5. WysyłkaWiadomość i załącznik do klienta.

Co można zmienić?

Nie chodzi o to, żeby automat sam decydował za pracownika. System może wykonać powtarzalną część pracy: zebrać dane klienta, pobrać aktualne informacje o produktach lub usługach, zastosować ustalone reguły cenowe, przygotować obliczenia i złożyć projekt oferty. Pracownik nadal kontroluje treść, podejmuje decyzje i zatwierdza dokument przed wysłaniem.

Jak wygląda proces po zmianie?

Nowe zapytanie trafia do jednego miejsca. Katarzyna wybiera je z listy i uruchamia przygotowanie oferty. System zbiera potrzebne dane i tworzy projekt: dane klienta, produkty lub usługi, aktualne ceny, rabat, termin realizacji i wartość. Katarzyna widzi wszystko na jednym ekranie, poprawia to, co wymaga decyzji, i zatwierdza dokument. Dopiero wtedy powstaje PDF oraz wiadomość do klienta.

Co robi system?

Zbiera dane, wykonuje powtarzalne obliczenia, pilnuje ustalonych reguł i przygotowuje projekt dokumentu.

Co robi człowiek?

Sprawdza ofertę, ustala wyjątki, podejmuje decyzję, zatwierdza i prowadzi relację z klientem.

Co zyskuje firma?

Krótszy czas odpowiedzi, mniej ręcznego przepisywania i więcej czasu na zadania wymagające decyzji człowieka.

Po zmianie – historia pani Katarzyny

„Teraz wygląda to zupełnie inaczej. Kiedy dostaję zapytanie od klienta, otwieram panel ‘Oferty’. Nowe zapytanie pojawia się od razu na liście. Klikam ‘Przygotuj ofertę’. Po chwili mam gotowy projekt z danymi klienta, produktami, aktualnymi cenami, rabatami i terminem realizacji. Sprawdzam wszystko, w razie potrzeby coś poprawiam i klikam ‘Zatwierdź’. System przygotowuje PDF i wiadomość do klienta. Całość zajmuje mi teraz około 10 minut, a nie ponad godzinę.”

— Katarzyna, specjalistka ds. ofert

◷ Około 10 minut na jedną ofertę

◉ Oferty

Zapytania ofertowe+ Przygotuj ofertę

Klient	Zakres	Wpłynęło	Status
Firma ABC Sp. z o.o.	3 produkty	Dzisiaj 10:15	Przygotuj
Zakład Produkcyjny	5 produktów	Dzisiaj 09:40	Przygotuj

Podgląd oferty

Produkt / usługa	Ilość	Cena netto	Rabat	Wartość
Usługa A	1	1 200 zł	10%	1 080 zł
Usługa B	2	800 zł	5%	1 520 zł

Suma netto 2 600 zł

Zatwierdź i wyślij klientowi

Nie wszystko trzeba automatyzować

Nie każdą z tych czynności trzeba i warto automatyzować. Ale jeżeli dużą część czasu zajmuje szukanie informacji, kopiowanie danych, przeliczanie cen i tworzenie podobnych dokumentów — warto sprawdzić, które z tych czynności system może wykonać za pracownika.

Jak może pomóc MediaWizja?

Najpierw analizujemy rzeczywisty sposób przygotowywania ofert w firmie: skąd pochodzą dane, które czynności się powtarzają, gdzie potrzebna jest decyzja człowieka i gdzie powstają opóźnienia. Dopiero na tej podstawie można zaprojektować prosty panel i automatyzacje dopasowane do istniejącego procesu — zamiast narzucać firmie kolejny skomplikowany system.

Chcesz sprawdzić, co można zautomatyzować w Twojej firmie?

Opisz obecny proces. Sprawdzimy, które czynności warto uporządkować i gdzie automatyzacja może realnie odciążyć pracowników.

Skontaktuj się z MediaWizja