Ile kosztuje Cię ręczne pilnowanie niezapłaconych faktur?
Policz, ile czasu i pieniędzy pochłania sprawdzanie zaległości, wysyłanie przypomnień i ponowne wracanie do tych samych faktur.
Policz swój koszt →
Jak wygląda to z perspektywy księgowej?
Wyobraźmy sobie panią Olę, która w firmie pilnuje należności. Tak mogłaby opisać swój typowy dzień:
Otwieram listę faktur i porównuję terminy płatności z wpływami na konto. Sprawdzam, czy klient wcześniej coś obiecał, czy już wysyłałam przypomnienie i czy z fakturą nie ma jakiegoś problemu.
Jeśli wpłaty nadal nie ma, wysyłam maila albo dzwonię. Zapisuję, co ustaliliśmy i kiedy mam ponownie wrócić do tej sprawy.
Po kilku dniach znowu sprawdzam konto i tę samą fakturę. Jeżeli klient nadal nie zapłacił, ponawiam kontakt. Czasem trzeba napisać drugi albo trzeci raz, czasem zadzwonić, a czasem przekazać sprawę właścicielowi albo handlowcowi.
Przy kilkudziesięciu takich fakturach pilnuję już nie tylko pieniędzy, ale również maili, telefonów, terminów, notatek i obietnic klientów, że zapłacą za dwa czy trzy dni.
I właśnie to ciągłe wracanie do tych samych spraw zabiera najwięcej czasu.”
Czy u Ciebie wygląda to podobnie?
Jeśli też wracasz do tych samych faktur, przypomnień i telefonów, opisz nam swój proces. Sprawdzimy, które czynności można uprościć i czy automatyzacja ma tu ekonomiczny sens.
Gdzie naprawdę znika ten czas?
Samo wysłanie jednego maila zajmuje chwilę. Problem polega na tym, że do tej samej sprawy trzeba wracać kilka razy. Każda czynność może trwać tylko kilka minut, ale pomnożona przez dziesiątki albo setki faktur miesięcznie zaczyna tworzyć realny koszt pracy.
Co naprawdę kosztuje firmę ręczne pilnowanie należności?
Koszt ma dwa źródła. Pierwsze to czas ludzi, którzy sprawdzają faktury, kontaktują się z klientami i wielokrotnie wracają do tych samych spraw.
Drugie to opóźniony wpływ pieniędzy. Firma później otrzymuje środki potrzebne na wynagrodzenia, podatki, dostawców, zakupy czy własne inwestycje.
Kalkulator poniżej policzy koszt pracy związanej z pilnowaniem należności. Wpływu opóźnionych płatności na płynność firmy nie będziemy sztucznie wyceniać bez jej konkretnych danych.
Policz swój koszt
Wpisz kilka podstawowych danych dotyczących Twojej firmy.
Twój wynik
Na podstawie podanych danych:Kiedy taka inwestycja może się zwrócić?
Załóżmy, że przygotowanie i wdrożenie takiego rozwiązania kosztowałoby 7 000 zł.
W naszym przykładzie ręczne pilnowanie należności kosztuje około 2 667 zł miesięcznie.
Nie zakładamy, że automatyzacja usunie całą tę pracę. Jeżeli ograniczyłaby ją tylko o około 50%, oznaczałoby to około 1 330 zł miesięcznie mniej czasu poświęcanego na ręczną obsługę.
Po tym czasie ograniczenie pracy administracyjnej zaczyna przynosić firmie realną korzyść.
To jest przykład, a nie gwarancja wyniku. Rzeczywisty okres zwrotu zależy od liczby faktur, czasu obsługi, kosztu pracy oraz zakresu procesu, który faktycznie można zautomatyzować.
W tym wyliczeniu nie uwzględniamy dodatkowej korzyści wynikającej z szybszego odzyskiwania należności i poprawy płynności finansowej firmy.
Jak wygląda proces dzisiaj, a jak może wyglądać po zmianie?
Dzisiaj — ręczna obsługa
- Ręczne sprawdzanie faktur
- Wysyłanie maili i wykonywanie telefonów
- Zapisywanie statusu
- Wielokrotne powroty do tej samej sprawy
- Rosnący koszt pracy wraz ze skalą
Po zmianie — automatyzacja
- Automatyczne wykrycie opóźnienia
- Przypomnienia wysyłane według reguł
- Kontrola wpłaty
- Kolejne przypomnienie bez ręcznej obsługi
- Człowiek zajmuje się tylko wyjątkami
Co nadal powinien robić człowiek?
- Sprawy sporne i reklamacje
- Indywidualne ustalenia z klientem
- Trudniejsze przypadki
- Decyzje o dalszym postępowaniu
Celem nie jest usunięcie człowieka z procesu. Celem jest usunięcie powtarzalnej pracy.
Jak to wygląda w praktyce?
Po wdrożeniu informacje o należnościach trafiają do jednego prostego miejsca — może to być panel, tabela lub widok podobny do Excela. Księgowa albo kierownik widzi od razu, które faktury są po terminie, do kogo wysłano przypomnienie, kto obiecał płatność i które sprawy wymagają reakcji.
Zamiast samodzielnie sprawdzać wszystko po kolei, pracownik dostaje gotową listę spraw do obsługi. System może też wysyłać krótkie raporty, na przykład codziennie do księgowej albo raz w tygodniu do kierownika lub właściciela.
W praktyce człowiek nie pilnuje każdej faktury ręcznie. Otwiera panel i zajmuje się tylko tym, co rzeczywiście wymaga jego uwagi.
Czy w Twojej firmie ma to sens?
Kiedy warto to przeanalizować
- wystawiasz dużo faktur miesięcznie,
- regularnie występują opóźnienia,
- do jednej faktury trzeba wracać kilka razy,
- w proces zaangażowanych jest kilka osób,
- wraz ze wzrostem firmy rośnie administracja.
Kiedy automatyzacja może się nie opłacać
Jeżeli wystawiasz na przykład 10–20 faktur miesięcznie i tylko sporadycznie ktoś płaci po terminie, koszt wdrożenia może być większy niż realna korzyść.
Dlatego nie zaczynamy od pytania: „Co możemy zautomatyzować?”
Zaczynamy od: „Ile ten proces kosztuje Cię dzisiaj?”
Sprawdźmy najpierw, czy u Ciebie to się opłaca
Pokaż nam, jak dzisiaj wygląda pilnowanie należności w Twojej firmie. Policzmy koszt obecnego procesu i sprawdźmy, które czynności rzeczywiście warto automatyzować. Jeżeli potencjalna korzyść będzie zbyt mała, powiemy to wprost.